Quando o trabalho é realizado no escritório, ter o controle de toda a situação fica muito mais fácil. Já o controle do home office pode ser uma tarefa um tanto quanto difícil, principalmente pela distância entre os colaboradores.
Normalmente, quando todo mundo está indo trabalhar diretamente na empresa, há como controlar através sistemas de pontos, os horários de entrada e saída de cada funcionários, assim como seus horários de almoço.
Além disso, há também como controlar a jornada completa desses colaboradores, para garantir que todos estão realizando suas respectivas tarefas diárias.
Porém, você que é empregador, não se preocupe, existem algumas formas de controle de home office para você conseguir estar presente de alguma forma na rotina de seus colaboradores.
Vamos ver mais abaixo, algumas dicas do que fazer e quais ferramentas usar para você estar mais perto da sua equipe e para que o trabalho continue tenha a mesma qualidade de um trabalho em um escritório empresarial.
Por que é importante estar perto da equipe?
Bom, todo time tem um líder. Sendo assim, se você é o líder da sua equipe, é importante que você se faça presente porque é através de você que sua equipe irá gerar resultados.
O líder precisa estar constantemente motivando toda a equipe, tirando dúvidas, resolvendo alguns imprevistos que muitas vezes apenas o líder pode resolver, delegando funções e atividades e entre outras coisas.
Não é porque o trabalho é remoto que você precisa estar longe da sua equipe. Existem algumas maneiras de ter o controle do home office e assim, estar mais perto da sua equipe.
O que a legislação trabalhista diz sobre o controle do home office?
Antes de falarmos sobre as maneiras de controle do home office, vamos entender o que a lei diz sobre controlar o trabalhador que está trabalhando remotamente.
Antigamente, não existiam leis para o home office, porém, as leis tiveram que acompanhar a modernização das formas de trabalho, e assim, criaram leis e artigos que embasam o trabalho remoto (pela lei, chamado de teletrabalho).
Um dos itens mais importantes sobre as leis dentro do home office é que, o colaborador, junto com o empregador, pode deixar de lado as horárias trabalhadas e combinar apenas atividades que serão feitas no dia.
Mas como assim combinar apenas só atividades? Bom, o normal é o colaborador trabalhar 8 horas diárias, porém, o empregador pode combinar com o colaborador, quais as atividades exatas que ele deve realizar por dia.
Sendo assim, não importa o tempo que ele irá demorar para entregar aqueles serviços estipulados, desde que ele entregue no dia.
Sendo assim, fica mais fácil se certificar de que o colaborador irá cumprir com as suas atividades do dia e ter o controle do home office.
E se eu quiser manter a jornada de 8 horas diárias?
Também não há problema em combinar as 8 horas diárias com seus colaboradores, desde que as duas partes estejam de acordo. Além disso, isso precisa estar registrado no contrato de home office.
Dessa forma, você ainda pode ter o controle de pontos, da mesma forma que é feito nos escritórios.
Existem aplicativos online que possibilitam que os colaboradores batam seus pontos todos os dias, no início do expediente e no final dele, e o empregador terá acesso a esses horários.
Por mais que não seja necessário que o funcionário bata ponto, é vantajoso tanto para o empregador quanto para o colaborador, ter o controle de quantas horas são trabalhadas por dia.
Como funciona o controle de ponto online?
Para quem trabalha com o home office, ter um controle de ponto online é ideal e muito mais fácil, principalmente porque algumas pessoas não trabalham em casa.
Como assim, a pessoa trabalha em home office e não trabalha em casa? Calma, você já vai entender.
Algumas pessoas preferem trabalhar em outros ambientes, basta apenas possuir um notebook.
Existem lugares que são mais tranquilos de trabalhar, como bibliotecas, alguns cybercafés e locais chamados de coworking, que são espaços reservados para pessoas que trabalham remotamente.
Por isso o ponto online é muito vantajoso para as duas partes. A pessoa registra o horário que começou a trabalhar e ao término do trabalho através de um aplicativo ou site, e ali, ficam registradas todas as horas trabalhadas.
Como controlar o home office sem ponto?
Como vimos mais acima, o empregador não precisa necessariamente ter o controle do home office porque está na lei. Porém, como vimos também, é importante para as duas partes saber como anda a produtividade.
Dessa forma, o controle do home office pode ser feito através de um check list diário para analisar se todas as atividades determinadas anteriormente.
Para realizar esses check lists, você pode utilizar ferramentas para otimizar o trabalho remoto, como por exemplo:
- Trello
- Evernote
- Asana
- Basecamp
- Neotriad
Com essas ferramentas, você pode criar lista de tarefas, além de dividir as tarefas entre os membros de sua equipe.
Além disso, com essas ferramentas, você pode estabelecer prazos, gerenciar as atividades conforme as necessidades da sua equipe para uma melhor produtividade dos colaboradores da empresa.
Usando essas ferramentas corretamente para o controle do home office, muitas vezes, o controle de ponto não se faz tão necessário.
Faça reuniões por vídeos
Manter o contato com a sua equipe sempre será importante, principalmente para o controle do home office, com a finalidade de estar sempre presente para tirar possíveis dúvidas e para realizações de feed backs.
Para que você consiga realizar reuniões e se comunicar através de vídeos em tempo real, você também pode fazer uso de alguns aplicativos, como por exemplo:
- Zoom
- Skype
- Whereby
- GoToMeeting
- Google Meet
Os mais famosos e mais utilizados entre os aplicativos citados acima, são o Zoom e o Skype, mas você pode utilizar o que mais atender as suas necessidades as necessidades da equipe.
Conclusão
Como vimos neste artigo, ainda é possível ter o controle do home office e manter a produtividade de todas as atividades exercidas pela sua empresa.
Sendo assim, mantenha contato com seus colaboradores, explique como funciona cada ferramenta e entre em acordos que sejam vantajosos para ambas as partes.
